5 راه ساده برای افزایش بهره وری و انجام کار بیشتر در زمان کمتر - هدا بلاگ

1. برای وظایف مختلف تایمر تنظیم کنید

هیچ گاه قدرت تایمر را دست کم نگیرید. تنظیم کردن تایمر برای وظایف طول روز می تواند به شما یاری کند تا زمان کلی خود را به قسمت هایی تقسیم کنید که مدیریت آن ها ساده تر خواهد بود و با کمی کوشش می توانید خود را در راستا رسیدن اهداف معین شده حفظ کنید.

بعلاوه، تقسیم لیست وظایف روزانه شما به یاری تایمر به شما یاری می نماید فشار کاری خود را کاهش دهید که در نتیجه، مقدار استرسی که به شما وارد می گردد هم کاهش خواهد یافت. برترین ابزاری که می توانید برای این کار بهره ببرید، گوشی هوشمند شماست که به صورت پیش فرض به تایمر مجهز است. اما در کنار آن می توانید از انبوه اپلیکیشن هایی که برای این هدف طراحی شده اند نیز یاری بگیرید.

2. در یک زمان، یک کار را انجام دهید

اگر برنامه روزانه شما یک لیست طولانی از وظایف مختلف را در برمی گیرد، ممکن است وسوسه شوید در یک زمان هر چند وظیفه را که می توانید، در کنار هم انجام دهید. اما این کار اغلب نتیجه ای جز برهم ریختگی کارها و استرس ناخواسته نخواهد داشت. پس برای افزایش بهره وری خود بهتر است تمرین کنید در یک زمان تنها یک کار را انجام دهید.

انجام یک وظیفه در یک زمان که با عنوان Solo-tasking هم شناخته می گردد، دقیقا نقطه مقابل چند وظیفگی یا Multi-tasking است و همان طور که از اسمش پیداست، به این معنی است که شما باید همه تمرکز خود را به انجام یک کار در یک زمان معطوف کنید.

وفاداری به این روش ممکن است در ابتدا مشکل به نظر برسد، اما قطعا ارزش کوشش شما را دارد و به شما در حفظ تمرکز و دوری از حواس پرتی ها یاری می نماید. اگر از آن دسته افرادی هستید که ناخواسته خود را مشغول گشت و گذار در شبکه های اجتماعی می یابید، یا با پیغام ها و اعلان های گوشی یا رایانه تمرکزتان را از دست می دهید، پیشنهاد ما به شما استفاده از حالت تمرکز (Focus Mode) سیستم عامل این دستگاه هاست. در کنار این ویژگی، استفاده از اپلیکیشن هایی مانند Forest هم می توانند یاری کننده باشند.

3. اولویت بندی با Color-coding

کیست که از دسته بندی و کد گذاری رنگی خوشش نیاید؟ اگر شما هم از آن قبیل افراد هستید که اغلب در آخرین دقایق به وظایف مهم تر خود می رسید، یک راه چاره ساده این است که آن ها را با کدها یا برچسب های رنگی اولویت بندی کنید. این کار به شما یاری می نماید تا با پررنگ تر کردن اولویت ها نسبت به سایر وظایف، آن ها را به صف اول فکر بیاورید.

ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Trello در چینش وظایف و برچسب گذاری رنگی آن ها به شما یاری خواهند کرد. البته اگر نمی خواهید خود را با اپلیکیشن ها و پلتفرم های متعدد درگیر کنید، می توانید از اپ Reminder گوشی خود یاری بگیرید.

می توانید با سه رنگ متفاوت آغاز کنید که یکی از آن ها به معنی اولویت پایین تر، دیگری به معنی اولویت میانه و سومی به معنی اولویت بالا کد گذاری شده اند. پس از آن، با نگاهی گذارا به رنگ بندی وظایف، می توانید تشخیص دهید کدام یک را باید پیش از سایرین انجام دهید و حتی برخی را به لیست وظایف روز بعد منتقل کنید تا از فشار کاری امروز خود بکاهید و به هدف اصلی که افزایش بهره وری است دست یابید.

4. وظایف را با یکدیگر دسته بندی کنید

اگر علاقه دارید که در یک فرایند صحیح کار کنید، باید بتوانید دسته بندی زمانی را اجرا کنید. به عنوان یک قانون کلی، وظایف را در کنار یکدیگر و تحت عناوین کارهای سطحی یا کارهای عمیق دسته بندی کنید. گروه کار سطحی به حداقل توجه و تمرکز احتیاج دارد و شامل مواردی مانند وظایف اجرایی است. در مقابل، گروه کار عمیق به تمرکز و توان فکری حداکثری احتیاج داد و شامل وظایفی است که برای قرار گرفتن در راستا صحیح به آن ها احتیاج دارید.

با گروه بندی کردن وظایف خود در آغاز روز، می توانید از انرژی و حالت غرقگی ابتدای روز برای انجام کار عمیق بهره ببرید و کارهای سطحی را برای انتها روز یا زمان استراحت ناهار واگذار کنید که مقدار تمرکزتان کمتر شده است.

5. استفاده از قانون 5 دقیقه

در نهایت، اگر شما به جای انجام کار به اهمال کاری روی می آورید، قانون 5 دقیقه می تواند به یاری شما بیاید. این قانون یک تکنیک رفتاری-شناختی است که مغز را به دام می اندازد تا چیزی را که سعی دارد از آن دوری کند، آغاز کند. تنها 5 دقیقه را به وظیفه مورد بحث اختصاص دهید و پس از گذشت 5 دقیقه، اگر خواستید می توانید آن را رها کنید.

این احتمال وجود دارد که زمانی که آغاز کردید، بتوانید بر مانع فکری خود غلبه کنید و در ادامه اجرای آن وظیفه پیروز شوید. برای این که قانون 5 دقیقه را با پیروزیت اجرا کنید، باید تمام تمرکز خود را به آن 5 دقیقه آغازین ببخشید.

اجرای تمامی این ترفند های بهره وری با هم

لزومی ندارد برای افزایش بهره وری خود همه ترفندهای معرفی شده را با هم و در یک زمان اجرا کنید؛ در واقع، گاهی اوقات بهتر است که فقط با یک یا دو مورد آغاز کنید و زمانی که به یکی از آن ها عادت کردید، به تدریج بر آن ها اضافه کنید.

منبع: Make Use Of